Představ si, že máš uspořádat ultimátní akci, na kterou budou lidi ještě hodně dlouho vzpomínat. Kde začneš? Co uděláš jako první? A jak zajistíš, že všechno klapne?
Přesně tohle řeší Jakub Zícha každý den. Ví, že kvalitní event není jenom o rozpočtu. Je taky o lidech, detailech a perfektní strategii. Právě zakládá vlastní agenturu The Event Bakers a do toho učí na Skvotu v kurzu Event management pro začátečníky.
Přečti si, jak Jakub řeší každodenní výzvy v event managementu, proč je pro něj klíčová komunikace s klienty a jaké novinky a technologie nejspíš budou formovat budoucnost oboru.
Ahoj Jakube, jsi teď na volné noze a zakládáš vlastní společnost. Jak to jde?
Jde to skvěle a plánujeme velké věci!
Co všechno spadá pod event management? A co všechno ty konkrétně děláš?
Event management zahrnuje širokou škálu aktivit a odpovědností souvisejících s plánováním a realizací různých typů akcí.
Já se zabývám převážně organizací konferencí a technickou produkcí. V rámci organizace konferencí za sebou mám například vedení produkce onkologického kolokvia PragueOnco, Manažerské konference skupiny ČSOB 2024 nebo Partners Forum 2023 pro OMV.
Jedná se většinou o několikadenní akce s návštěvností až 1 000 osob. Účastníkům zajišťujeme veškerý komfort, včetně neformálních doprovodných událostí a celkové informovanosti.
Součástí práce bývá medializace před eventem i po jeho skončení, komunikace s klientem, partnery a vystavovateli. Každodenní náplní je také vyjednávání o nejlepších možných podmínkách spolupráce s dodavateli a řada dalších činností podle specifik daného eventu.
Technickou produkci realizuji převážně pro společnost SlidesLive, která vznikla tady v Praze. Zabývá se hlavně recordingem a streamingem konferencí. Je špičkou ve svém oboru a realizuje projekty po celém světě.
Jen v minulém roce jsme pracovali na projektech v Las Vegas, Phoenixu, San Franciscu, Santa Kláře, Vancouveru, Berlíně a dalších zajímavých místech. Největší akce, které SlidesLive se svými produkčními řeší, jsou až pro 20 000 účastníků a trvají i déle než týden. Do hlavního sálu takové konference se vejde i 10 000 účastníků v divadelním uspořádání.
Několik let jsem měl na starost i moc hezkou akci na pražském Žofíně – ples zdravotních sestřiček „Sestry na sál“. Společně s We Make Media, Ivanou Kaderkovou a celým produkčním týmem jsme tak sestřičky každý rok odměňovali za jejich náročnou práci.
Pozvánka na 11. reprezentační ples „Sestry na sál“
Zdroj: YouTube
Jakou nejšílenější věc jsi musel zařídit pro klienta na poslední chvíli?
Transformaci čistě on site třídenní akce na virtuální v době covidu, pro asi 700 účastníků. Ale to v tu dobu řešilo hodně evenťáků.
A žehlil jsi někdy opravdu velký průšvih?
Naštěstí se mi velké průšvihy vyhýbají.
Jak zvládáš v práci balancovat mezi kreativitou a tvrdou realitou rozpočtů a deadlinů?
Takové balancování je každodenním chlebem evenťáka – náklady, kreativu a deadliny musí umět efektivně komunikoval se stakeholdery a dodavateli a snažit se z dostupných možností vytěžit co nejlepší výsledek. A myslím, že to zvládám dobře, alespoň podle reakcí klientů a účastníků mých akcí.
V nejisté covidové době nám vznikl v oboru takový nešvar a tím je časté odkládání rozhodnutí klientů na poslední chvíli, což práci trochu komplikuje a přináší stres do procesu přípravy kreativního konceptu i rozpočtu akce. Snažím se tomu předejít důraznější komunikací s klientem nad harmonogramem příprav.
Bohužel je realitou, že původní kreativní koncept, který je promyšlený do detailu a třeba i pomohl zakázku vyhrát, je následně zredukován, a to buď pod tlakem dostupného budgetu, nebo jiných vlivů na straně klienta. To tvůrce občas zamrzí, ale chápe je.
Kdybys měl vypíchnout jednu věc, která tě na event managementu nejvíc štve, co by to bylo?
Budgetová omezení. I když mě na druhou stranu právě řešení budgetového omezení často posune dál a přinese cenné zkušenosti. Nicméně je to aspekt, který bych si nejradši občas odpustil.
Stává se ti, že mají klienti nereálná očekávání vzhledem k rozpočtu? A jak to řešíš?
Většinou pracuji s profesionály na straně klienta, kteří mají přehled a orientační představu o aktuálních cenách. Před dvěma lety, kdy inflace výrazně ovlivňovala rozpočty, bylo diskuzí nad náklady více. Inflace se teď zdá být naštěstí zase pod kontrolou.
Pokud k diskuzím dojde, držím se základních pravidel:
Otevřená komunikace:
Hned na začátku se snažím zjistit, jaká jsou jejich očekávání a priority. Pokud je něco nereálné, vysvětlím to jasně, ale citlivě. Důležité je, aby klient pochopil, že omezený rozpočet neznamená, že akce nebude kvalitní – jen bude třeba najít kompromisy.
Nabídnutí alternativ:
Přináším konkrétní řešení, která se vejdou do jejich rozpočtu. Pokud například chtějí luxusní dekorace, ale nemají na ně prostředky, nabídnu jednodušší design s kreativním využitím dostupných materiálů. Když si přejí drahý catering, mohu navrhnout menší nabídku, ale s důrazem na kvalitu.
Prioritizace:
Pomáhám klientům stanovit, co je pro ně nejdůležitější – například zážitek hostů, technická kvalita nebo vizuální dojem. To pak umožňuje alokovat rozpočet efektivněji.
Transparentnost:
Při tvorbě rozpočtu jim podrobně ukazuji, jak se náklady skládají a kde je možné ušetřit, aniž by to výrazně ovlivnilo kvalitu akce.
Tento přístup většinou funguje, protože klienti oceňují upřímnost, kreativitu a snahu najít řešení místo pouhého „to nejde“.
Jak vidíš budoucnost event managementu za takových 5 let?
Dřívější predikce odborníků o přesunu eventů do online světa se nepotvrdily a věřím, že se tak nestane ani do budoucna. Eventy se budou pohybovat v hybridním prostředí, kde se podstatná část účastníků bude stále chtít sejít osobně. Zároveň však zůstane možnost sledovat veškerý obsah online a zapojit se do diskuzí nebo pokládat otázky.
Jsem si jistý, že obor výrazně zasáhne umělá inteligence a pomůže nám s organizací i s doprovodným programem. Bude nám dělat asistenty, kteří dokážou plánovat schůzky, bookovat kapacity venues, techniky a dalších dodavatelů.
Věřím, že na obrazovkách budou běžně virtuální moderátoři, kteří budou mít k dispozici obrovskou databázi informací o daném tématu i o osobách, které na konferenci budou vystupovat.
V dohledné budoucnosti vidím i chatovací AI roboty, kteří nás ovšem nebudou rozčilovat jako ti bankovní, se kterými když se pustíte do diskuze, máte chuť banku opustit. Přestože „i banku můžete mít rádi“ – za normálních okolností.
Chatovací roboti budoucnosti si s vámi po konferenci budou umět popovídat o obsahu konference na základě natočených přednášek a použitých slidů a najdou odpovědi na vaše otázky během sekundy.
Jsem si jistý, že proběhne obrovský vývoj, a chci věřit, že bude veskrze pozitivní.
Další oblastí, o které by se dalo ohledně budoucnosti v eventu popřemýšlet, je určitě virtuální a rozšířená realita. Ale o tom třeba zase příště.
Kdybys nebyl event manager, čím by ses živil? Máš třeba nějaký secret talent?
Byl bych popelářem, haha. Ne, to nebyl nikdy můj sen. V poslední době mě láká založení kapely, tak bych se možná dal tímto směrem a byla by ze mě hvězda na pódiu a ne vedle něj, haha. Ale každopádně teď dělám to, co mě baví a obrovsky naplňuje.
Myslím, že je to velice záslužná práce, která dokáže lidem přinášet nejenom radost, zábavu a potěšení ze setkávání, ale také prostor k rozvíjení zásadních myšlenek a šíření informací k dalšímu rozvoji společnosti.
Mění se v event managementu trendy? A jak se udržuješ v obraze?
To už jsem nakousl v předchozích odpovědích. Myslím, že se na tomto oboru hodně podepíše přicházející AI revoluce. Už dnes tato technologie pomáhá s každodenní administrativou, analýzou dat, programováním nebo v medicíně, kde se podílí na záchraně životů při diagnostice.
Ve SlidesLive dochází k obrovskému boomu s robotickými kamerami. Robotické kamery SlidesLive využívají technologii NATE (Neural Automated Tracking Engine) poháněnou umělou inteligencí, která umožňuje sledování řečníků v reálném čase a dynamické přizpůsobení pohybu na pódiu, čímž zajišťují profesionální kvalitu záznamu pro akce všech velikostí.
Tyto kamery výrazně snižují náklady na pracovní sílu a zvyšují efektivitu, protože je lze spravovat na dálku a nahrávat více paralelních sekcí současně, což je ideální pro velké konference.
V obraze se snažím udržovat sledováním eventů kolem sebe a jejich kritickým hodnocením a také sledováním výstupů konkurence jak na českém, tak mezinárodním trhu.
SlidesLive robotické kamery
Zdroj: Instagram @slideslive
Zajišťoval jsi technickou produkci virtuálních a hybridních akcí po celém světě. Jakou mají tyhle eventy budoucnost?
Myslím, že velkou. Ať už jde o klasický onsite event, čistě virtuální, nebo hybridní, všechny mají v současné společnosti své místo a věřím, že to tak bude i v budoucnu.
Během covidu jsme se všichni naučili používat videochatovací aplikace a díky tomu zmizela bariéra neznalosti, která do té doby bránila větší virtualizaci konferencí. Po covidu se lidé ovšem opět rádi vrací osobně do konferenčních místností, diskutují v sálech, foyer i na neformálních večerních setkáních.
Na druhou stranu má dnes každý málo času, a tak na méně významné události virtuální forma bohatě stačí.
Hybridní forma je z mého pohledu nejužitečnější, ale zároveň i nejnákladnější pro pořadatele. V takovém případě je na zvážení pořadatele, zda dokáže benefity, které hybridní forma přináší, plně využít.
A nakonec mrknem do nereálna. Kdybys mohl uspořádat event pro jakoukoliv historickou osobnost, kdo by to byl a jak by ta akce vypadala?
Byl by to Václav Havel – osobnost, kterou uznávám v mnoha směrech. Pohyboval se mezi zajímavými lidmi a dokázal kolem sebe sdružovat inspirativní osobnosti.
Jeho politická kariéra byla plná úspěchů a byl respektován i v zahraničí. Vyznačoval se vysokou morálkou, uměl se chovat s noblesou a jeho absurdní divadelní dramata mě vždy dokázala pobavit.
Uspořádat event pro Václava Havla by pro mě byla čest.
Díky za upřímný pohled do zákulisí event managementu. Držíme palce s The Event Bakers a uvidíme se na kurzu.