U cizí párty to máš easy. Když nechceš způsobit žádný trapas, prostě si ten pátý drink už nedáš, nebo rovnou zůstaneš doma. Jak se ale vyhnout faux pas na akci, kterou sám*sama pořádáš? Tady už neručíš jenom za sebe, ale rovnou za všechny a všechno. Pojď očekovat zásady eventu, ať tě lidi nevysmějou.
Jakože upřímně, kdo by nechtěl, ať se o jeho akci mluví všude. Ale asi nepotřebuješ, aby to byl zrovna fuckup století. Jasně. Špatná reklama, taky reklama. Jenže asi spíš chceš, aby tě lidi poznávali jako skvělého evenťáka. Ne jako lúzra, který stojí za největším trapasem eventové historie.
Pojďme se teda mrknout, jak se vyhnout negativnímu scénáři.
#1 Příprava je základ úspěchu
Párty na poslední chvíli? No way! Nejdřív si ujasni, co potřebuješ. Párty pro 50 lidí s večeří? Koncert pro 500 lidí s pořádným bufetem? Každý detail je důležitý, ať už jde o jídlo, pití, hudbu, osvětlení nebo dekorace.
Je to tak, detaily rozhodují o úspěchu nebo neúspěchu eventu! Jen když se na ně pořádně zaměříš, akce bude mít ten správný vibe. Plánování je jako skládání puzzle. Musíš mít představu o celkovém obrázku, ale zároveň musíš vědět, kam patří i ten nejmrňavější dílek skládačky.
Jak dlouho bude trvat příprava jídla a kdy ho začít chystat, aby bylo hotové načas. Jak dlouho trvá, než se vystřídají kapely na pódiu. Projdeš si peklem šedi a plánovací rutiny, abys připravil*a hostům ty nejzábavnější chvíle. A je to tak v pořádku, tohle je job event managera.
#2 Pozvánky musí zaujmout, ale neodradit
Tak tady si pěkně procvičíš balanc na hraně. Kreativita je u pozvánek must have! Ale zase si dej pozor, aby ty pozvánky nebyly tak vysoce kreativní, že ti na akci nikdo nepřijde, protože nerozluští místo a čas konání eventu. Heslo #výstižně #kreativně #decentně. Kdo, kdy, kde, co a proč. Plus kreativita ve zpracování. To je správná cesta.
Dnes už lidi moc nečtou, vážně. Když tohle čteš, jsi jeden*jedna z vyvolených a všechna sláva ti. Proto – nudná formální pozvánka? Tu si může dovolit snad jenom opravdu profláklá značka, instituce nebo event. A i ty riskujou, že nudným obsahem moc lidí neosloví.
Pozvánka je první vlaštovka eventu. Jako když se chystáš na rande a nejsi pokrytec, tak chceš sice vypadat dobře, ale zároveň zůstat autentická*ý. Neboj se být kreativní a používat slang, který bude pro hosty přirozený. Jen to nepřeplácej tunou makeupu a hektolitrem voňavky, chápeš.
Zdroj unsplash.com
#3 Očekávání se musí potkat s realitou
Neslibuj modré z nebe, když máš hnědé z hroudy. Párty musí naplnit očekávání, jinak je faux pas jasná věc. Když na pozvánce uvedeš, že přijde ten „nejlepší DJ“, tak ať to, símtě, není soused Pepa, co má v garáži pár starých desek.
Nemusí to být až takový extrém. Stačí si jen maličko honit triko a průšvih je na světě. To, že si lidi rádi postěžujou, když nedostanou, co čekali, je známá věc. Pověst máš jenom jednu, tak si dávej pozor a neslibuj hory doly jen pro větší fame. Ať ti místo věčné slávy nezbydou jenom oči pro pláč a pár peprných veřejných recenzí na garážového Pepu, které jen tak nesmázneš.
#4 Kdo je připraven, není ohrožen
Tady nás asi nadšení zastánci hesla „Buď tady a teď!“ nepochválí, ale přemýšlet předem nad tím, co všechno se asi tak může po*, je zkrátka nejlepší možnost, jak předejít průšvihu. Dobrý evenťák by měl mít perfektně zmáknutý krizový management. Právě to může předznamenat rozdíl mezi „Uf, to byla katastrofa!“ a „Wow, jak z toho skvěle vybruslili!“.
Měj v záloze backup playlist, kdyby se tvůj DJ zasekl v zácpě. Ulož si číslo na další catering, který při krizovce dodá jídlo i za půl hoďky od zavolání. Zkrátka buď o krok napřed, tak tě žádná neočekávaná situace nepřekvapí… Minimálně proto, že s ní někde vzadu v hlavě tak trochu vždycky počítáš.
#5 Balanc mezi trendy a autenticitou
Velká výzva. Udělat event zajímavý pro lidi a ozvláštnit ho, ale nevyděsit je mega změnou. Zůstaň v obraze, sleduj konkurenci, inspiruj se, vzdělávej se. Udělej interaktivní pozvánky, zahrň do dění AI, naplánuj nové druhy jídel a nápojů, objednej drony… ale zůstaň věrný*á svému stylu nebo brandu klienta.
Proč je to tak důležité? Když pojedeš pořád v jedné lajně, začnou tvoje eventy kulhat za konkurencí. Když ale najednou komplet změníš styl, lidi se ti vylekají. Rovnováha je ta tajná zbraň, kterou znají stálice na eventovém nebi.
#6 Příběh je king, atmoška je queen
Tvůj event by měl ideálně vysílat jasné poselství. Lidi se rádi nechávají vtáhnout do něčeho většího, s čím se můžou ztotožnit. A když k tomu přihodíš i správný vibe, máš úspěch v kapse.
Jak už sis přečetl*a v úvodu, detaily jsou dost důležité. Pozvánky, místo, jídlo, hudba i dokonale zvládnutý risk management jsou supr. Ale víš, co si nakonec lidi budou nejvíc pamatovat? Přece to, jak se cítili. Chceš, aby odcházeli nadšení, plní dojmů, o které se budou chtít dělit. A to je ono. To je ten úspěch, který jako evenťák potřebuješ. Dej si záležet na atmošce!
100% event boss
Víš, co odděluje průměrné evenťáky od těch, kteří pořádají TOP eventy pro známé brandy? Ochota pořádně zamakat na upgradu svých dovedností a poučit se z minulých chyb. Praktické zkušenosti nasbíráš jak nic. Ale jenom tak, že se do té praxe vydáš.
Nejspíš na své cestě potkáš pár trapasů a fuckupů. Tomu se asi nedá vyhnout i se sebelepší přípravou. Ale se správným mindsetem posbíráš svou hrdost ze země a příští event zkrátka uděláš líp.
Recept na 100% event bosse? Zamíchej pár osobních skills, jakou jsou třeba → odolnost proti stresu → kreativita → organizační talent, přidej intenzivní zaměření se na detail. Přisyp koňskou dávku schopného risk managementu. Pořádně to všechno promíchej, pěkně vychilluj a podávej stylově, s osobním kouzlem a snítkou máty (ve wellcome drinku).
A teď už jenom good luck s každou legendární partoškou, která ti bude říkat „mistře“.