Skvot Mag

Nestyď se zeptat: Jak pracuje event manažer

„Za úspěšným výsledkem stojí neuvěřitelné množství práce, plánování a koordinace,“ tvrdí Artur Khmelevskyy.

Nestyď se zeptat: Jak pracuje event manažer
16. srpna 2023 Článek

Říkáš si, co je to ten event management a co za tím vším stojí? Pokecali jsme s Arturem Khmelevskyym – eventovým guru, zpěvákem a Key Account Managerem ze Seznamu, který stojí za organizací eventů v prostorech, jako jsou SaSaZu, Malá sportovní hala, Slovanský dům, Forum Karlín a další.

A kdo že povede náš nový kurz Event management pro začátečníky? Touché!

Jak se liší eventy od jakékoli jiné party a jak Artur stíhá všechny svoje aktivity? Nejen pro ty, kdo chtějí místo babiččiných narozenin pořádat i profesionální akce, je tu nabitý rozhovor o eventech, fuckupech, startupech… Spousta cizích slov, ale jinak je to česky.

 

Arture, není ten event management jenom fancy název pro pořádání akcí? Zamluvím místo, objednám jídlo nebo kapelu a pozvu lidi, easy, ne? 

Event management je víc než jen fancy název pro pořádání akcí. Skutečně, někdy to může vypadat jako easy věc, když vše perfektně funguje. Ale za tím úspěšným výsledkem stojí neuvěřitelné množství práce, plánování a koordinace. 

Zamluvit místo, objednat jídlo a kapelu, to je jen špička ledovce. Pod hladinou je spousta jednání s dodavateli, rozpočtování, tvorba harmonogramu, marketing, bezesné noci, řešení potenciálních problémů a spousta dalších detailů. Ano, ale je pravda, event management zní docela fancy. (smích)

Jaké vlastnosti by měl mít event manažer? Může to dělat i introvert?

Event manažerem může být každý, kdo se pro tuto činnost nadchne. Co se týče vlastností, které jsou nutné k tomu, aby se člověk stal úspěšným event manažerem, je jich celá řada, ale mezi ty hlavní podle mého názoru patří vysoká odolnost vůči stresu, kreativita, schopnost organizovat procesy a delegovat úkoly. 

Samotná profese je jakousi směsí dvaceti dalších profesí, protože musíte sestavit rozpočet, sledovat výdaje, shromáždit tým, kontrolovat dodavatele, vymyslet kreativní koncept a zábavný program, vytvořit marketingovou a reklamní strategii, řídit akci a provést zpětnou analýzu její úspěšnosti – a to vše s humorem. (smích)

Introverti i extroverti mají své jedinečné vlastnosti, kterými mohou efektivně přispět k procesu. Nicméně, je důležité si uvědomit, že organizace akce je především týmová hra, která vyžaduje respektování osobních charakteristik ostatních a spolupráci na dosažení společného cíle.

Co všechno obnáší pozice Key Account Manager pro Seznam? To zní o dost seriózněji než nějaké pořádání večírků.

Jako Key Account Manager pro Seznam mám super práci! Hlavně se starám o marketing a media consulting pro státní klienty, jako jsou ministerstva (zdravotnictví, zemědělství, vnitra...), státní fondy, politické strany a další.

Snažím se zajistit, aby naši vládní zákazníci měli skvělou marketingovou komunikaci a aby peníze, které odvádíme na daních, byly využívány efektivně. Občas pořádám i menší akce na udržení dobrých vztahů s partnery, ale organizace velkých večírků není mou hlavní náplní práce u Seznamu. V oboru eventů působím samostatně od roku 2015.

Jaký je rozdíl mezi organizováním velké narozeninové oslavy a brandového eventu? Co vlastně musí takový event splňovat, aby brandu k něčemu pomohl?

No, organizování velké narozeninové oslavy je jako skládání obrovského dortu s kupou svíček, zatímco brandový event je jako navrhování dortíku s logem firmy. Svíčky jsou tam taky, ale jenom ty správné! (smích)

Pro brandový event je klíčové, aby byl v souladu s identitou značky a posílil její hodnoty. Musí oslovit cílovou skupinu a zanechat pozitivní dojem, který bude spojován s touto značkou. Takže při pořádání brandového eventu na tom brandu musíte opravdu pracovat a ukázat ho. Aby vtipně připomněl, proč je značka nejlepší volbou na trhu. Ale zároveň tak, aby to nikoho neotravovalo. 

Je rozpočet to hlavní, nebo se dá „vyčarovat“ mega event i za pár korun?

Rozpočet je jako kouzelná hůlka – s trochou kreativity a špetkou triků se dá vyčarovat mega event i za pár korun! Ale pozor, pokud budete šetřit na důležitých věcech (např. technický rider), místo kouzla zažijete tragédii a místo mistra kouzelníka se stanete kouzelníkem z chudšího předměstí! 

Takže pamatujte, „kouzlit“ ano, ale na kvalitě nešetřit, abyste neskončili s prázdným kloboukem místo úspěšného eventu!

Podělíš se s námi o nějaký svůj fuck up? Byl nějaký event, který se vážně nepovedl podle tvých představ? 

Mám dobrou vlastnost, která mi někdy může i překážet – zvýšený smysl pro detail. Předtím, než něco udělám, desetkrát to zkontroluji. Nemůžu říct, že by se mi stala nějaká mega nepovedená akce, ale naopak můžu prohlásit, že jsem vždy připraven na to, že může dojít k nějakému faktickému problému a bude potřeba ho urychleně řešit.

Naprostá klasika je, když pořádáte outdoorovou akci a den před ní předpověď počasí ukáže deště, tsunami a zemětřesení, vy přesunete/zrušíte termín a nakonec v den D sedíte na sluníčku a užíváte si Aperol.

Jiná situace byla, když jsme organizovali koncert zahraničního umělce a zjistili jsme, že se bojí létat letadlem, pouhých 36 hodin před odletem. Manažer nám to z neznámého důvodu neoznámil, přestože letenky byly už koupené. Rychle jsme museli najít vhodné auto a jet 9 hodin na polsko-ukrajinské hranice, abychom umělce a jeho tým vyzvedli.

Nakonec jsme dorazili na místo konání koncertu jen 3 hodiny před začátkem. Poučili jsme se z toho a od té doby se pokaždé ptáme manažerů, zda má umělec nějaké fobie.

Zjistit více

 

Vnímáš nějak rozdíly mezi event managementem v ČR a zahraničí?

Měl jsem několik příležitostí podílet se na pořádání akcí v sousedních zemích, jako jsou Německo a Rakousko. Ačkoliv nemám tolik zkušeností na mezinárodní úrovni, pevně věřím, že základy event managementu jsou univerzální a platí bez ohledu na zemi. Při organizaci akcí lze aplikovat podobné principy všude. 

Avšak každý region má svá vlastní specifika a jemné nuance, které je třeba respektovat a brát v potaz, stejně jako v ostatních oborech. 

Řekl bys, že už jsi v oboru v rámci ČR „velké zvíře“? A máš nějaké svoje vzory?

Pro mě jsou „velkými zvířaty“ společnosti, které spolupracují s hvězdami světového měřítka a nemají žádná geografická omezení. Na českém trhu jsem se dlouhou dobu věnoval organizaci událostí pro rusky mluvící publikum a v tomto oboru si troufám říci, že jsem se stal „dostatečně velkým hráčem“. 

Spolupracoval jsem s mnoha významnými umělci a spolupořádal akce na prestižních místech, jako jsou Malá sportovní hala, Slovanský dům, Forum Karlín, SaSaZu a další. Navíc jsem po dobu tří let vedl noční klub Fashion Club na střeše OD KOTVA.

Na svém kontě máš eventy všeho druhu, celkem pestrá sbírka – je nějaký druh eventu pro tebe větší zábava a radost organizovat, nebo je to práce jako práce?

Dnes bych to raději nazval svým velmi dobře placeným koníčkem. Pracuji sám na sebe a mám i jiné zdroje příjmů, což mi poskytuje velkou výhodu – mohu si vybírat projekty, které mě skutečně zajímají a do kterých se chci osobně angažovat.

Máš svůj eventový sen? Něco fakt převratného, co bys chtěl vytvořit/uspořádat?

Za posledních 8 let jsem zorganizoval mnoho různých eventů, ale teď jsou mé ambice v rámci eventového průmyslu zaměřeny jiným směrem. V posledních několika letech se věnuji eventovému konzultování, kde já a můj tým pomáháme ostatním společnostem efektivně organizovat jejich akce. 

Novou a zajímavou výzvou je pro mě spolupráce s vzdělávací platformou Skvot a tvorba vlastního kurzu zaměřeného na event management. Budu se snažit udělat maximum pro to, aby náš kurz byl zajímavý a užitečný. Velmi doufám, že pomůže budoucím event manažerům vyhnout se zbytečným chybám a dosahovat rychleji profesních cílů.

Mezi pořádáním eventů jsi založil i pár startupů. Prozradíš nám o tom víc?

Ano, již to přerostlo ve způsob života – neustále vytvářet nové věci. Snažíme se vybudovat rozsáhlý projekt a vstoupit do velkého byznysu. Zkoušíme, děláme chyby, učíme se z nich a zkoušíme znovu.

Z řady zajímavých projektů mohu vybrat několik. Po dobu dvou let jsme provozovali svůj vlastní pořad na YouTube – Goosebumps Media. Natáčeli jsme reakce místních hudebníků a umělců na hudbu a videoklipy zahraničních umělců. 

Naše epizody průměrně dosahovaly 150 000 zhlédnutí, rekordní díl zaznamenal 500 000 zhlédnutí, a to vše s nulovým rozpočtem na reklamu – pracovali jsme s nástroji YouTube pro odhad počtu dotazů na klíčová slova, podobnými nástroji, které používá Google.

Během doby, kdy jsem působil jako manažer ve Fashion Clubu, jsme spustili startup, platformu Skivy.cz, a získali investice ve výši přibližně 1 250 000 korun. Tato platforma kombinovala vlastnosti Trip Advisoru a Slevomatu. 

Uživatelé na ní mohli nalézt širokou škálu barů, klubů, restaurací a kaváren, přičemž všude měli nárok na nějaký bonus, například na vstup zdarma, slevu nebo welcome drink. Tento projekt jsme museli uzavřít na počátku pandemie COVID, kdy celý svět gastronomie utrpěl.

V současné době se věnujeme rozvoji společnosti Luxe Linen, která se specializuje na dovoz textilních produktů ze Střední Asie do Evropy pro B2B i B2C klienty. Naše hlavní oblast působnosti spočívá v ložním prádle a ručnících, přičemž naším globálním cílem je vytvořit podobný koncept jako Zara Home či H&M Home.

Jak všechny svoje aktivity stíháš? Máš nějak zázračně zorganizovaný den stylem „vstanu v 5 a všechny aktivity mám na minuty rozplánované“, nebo odbavuješ povinnosti hlava nehlava, jak to přijde?

Je to jednoduché (nebo také ne) – stanovení priorit a správné řízení času. Ne vždy je to dokonalé, ale díky zkušenostem z minulých projektů a chybám, ze kterých jsem se poučil, se mi podařilo rozvinout schopnost správně řídit svůj čas. 

Nyní se zaměřuji především na to, abych se naučil udržovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Protože i když máte čas na všechny úkoly, bez řádného odpočinku nebudete schopni zůstat dlouhodobě efektivní.

Máš prostor i na odpočinek, nebo ve volném čase stojíš na hřebíkách? Jak to bylo s tím rekordem?

Poslední dobou se snažím o víkendech skutečně nepracovat a pokouším se abstrahovat od rutiny. Samozřejmě, ideální recept je jet ven z Prahy a věnovat se sportu, například wake surfingu, do kterého jsem se nedávno zamiloval. Mým hlavním koníčkem je ale hudba, věnuji jí svůj volný čas, některé mé skladby najdete i na iTunes a Spotify.

A teď ohledně stání na prkně s hřebíky (smích), hovoříme o meditační praxi. Není to jen obyčejné prkno s hřebíky, je to speciálně vyrobený Sadhu Board. Začal jsem to praktikovat před 3 lety a za tu dobu se mi dokonce podařilo zúčastnit se oficiálního světového rekordu ve skupinovém stání na Sadhu Board, kdy jsem na něm vydržel stát asi hodinu a půl. 

To byla extrémní zkušenost, nedoporučuji to dělat, ale 10/20 minut jednou za několik dní vám pomohou zbavit se stresu, ponořit se hlouběji do sebe, zpřehlednit myšlenky a samozřejmě to je skvělá masáž pro celé tělo a vnitřní orgány, protože na chodidlech je obrovské množství nervových zakončení.

A tento zlatý hřeb rozhovoru je i jeho parádním zakončením. Díky za rozhovor, Arture! S někým, kdo je tak profesionální a akční zároveň, se studenti na kurzu nudit nebudou. Což tedy nehrozí na žádném kurzu u nás na Skvotu.